価格改定のお知らせの書き方と例文｜受け取る側が最初に見るのは「品目ごとの上げ幅」。中小企業は「お願い」で出す理由

「価格改定のお知らせ」。2022年から2023年ごろ、私が機械工具商社の営業として受け取った値上げの文書は、多い月で10通以上ありました。メーカーから直接メールやファックスで届くこともあれば、卸の商社から「10社分まとめて」1通のメールで届くこともあります。

何百通も受け取ってきて分かったのは、受け取る側は、お知らせを上から順番には読んでいないということです。この記事では、価格転嫁を支援する中小企業診断士の伊澤が、受け取る側の目線から、取引先に出す価格改定のお知らせ（値上げのお知らせ）の書き方と、中小企業が気をつけたい題名の付け方をまとめます。

1分で分かる：価格改定のお知らせの要点

知りたいこと	答え
題名は？	「価格改定のお知らせ」が多数派。中小企業から大手の取引先へは「価格改定のお願い」がおすすめ
必ず書くことは？	①品目ごとの今の価格・新しい価格・上げ幅（％）②適用日 ③上がった理由（何がどれだけ上がったか）④問い合わせ先
書かないほうがいいことは？	「値上げします」だけで上げ幅がない書き方、法律の名前をちらつかせる書き方
いつ出す？	適用日の1か月前が目安。3か月以上先の価格は約束しない
どう届ける？	メールかファックスが中心。取引の大きい先や、前の単価で注文が来そうな先には電話も
出したあとは？	多くは「分かりました」で終わる。よく来る質問は「なんで？」なので、答えを先に用意しておく

受け取る側が最初に見るのは「一番下の、品目ごとの上げ幅」

価格改定のお知らせは、たいてい「拝啓 貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます」で始まり、「さて、このたび原材料価格の高騰により…」と理由が続き、「つきましては、下記のとおり価格を改定させていただきます」のあとに品目の一覧が来ます。

でも、受け取る側の私が最初に見るのは、いつも一番下の一覧でした。知りたいのは「どの品目が、どれくらい上がるのか」と「それをお客様にどう説明するか」だけだからです。理由は2番目に見ます。「このメーカーは今回どんな理由を付けてきたかな」という確認です。2020年以降、値上げは毎年のことになり、理由は為替、戦争、中東情勢と、その年の流れで変わっていくだけ。あいさつ文は、正直ほとんど読みません。

分かりやすいと感じたのは、品目の種類ごとに上げ幅が書いてあるお知らせです。たとえば大手の工具メーカーの発表では、「超硬ドリルは○〜○％、ハイスのストレートドリルは○〜○％、コバルトのドリルは○〜○％」のように、種類ごとに「5〜15％」「10〜20％」と幅で書かれていました。1本ごとの金額まで分からなくても、これだけでお客様に概要を説明できます。

一番困るのは「○月○日より値上げ。詳しくは要見積」だけのお知らせ

逆に、受け取って一番困ったのは、紙1枚に「○月○日より価格を改定します」としか書いていないお知らせです。何％なのか、どの品目なのかが何も書いておらず、「詳細は要見積」。日にちは分かっても、肝心の上げ幅がまったく分かりません。

お客様には必ず「どのくらい上がるの？」と聞かれます。そこで「うちも分からないんです」としか答えられないと、商社の営業も困りますし、その先で部品を作っている製造業のお客様は、もっと説明に困ります。10％なら10％、30％なら30％で構いません。上げ幅の概要だけは、必ず書いてください。それが、受け取る側が社内やお客様に説明するための材料になります。

品目ごとの上げ幅を出すには、品目ごとの原価が分かっていることが前提です。値上げ率の決め方は「原価に20％乗せても利益率は20％にならない」、原価のつかみ方は「原価計算のやり方3ステップ」で詳しく書いています。

題名は「価格改定」が多い。でも中小企業が出すなら「お願い」

私が受け取ってきた文書の題名は、「価格改定のお知らせ」が圧倒的に多数でした。「値上げ」より「価格改定」のほうがきちんとした印象になるからです。私自身も、書面では「値上げ」という言葉はあまり使いません。一方で、電話や会話では「また値上げなんです」と言うことがほとんどです。

ただし、「お知らせ」で届くのは、大きなメーカーから小さな商社へ、という流れのときです。私の経験では、大手メーカーから「お願い」の文書が届いたことは一度もありません。

中小企業の社長が、大手の取引先に出すなら話は別です。「お知らせ」は「もう決まりました」という一方的な通知に見えてしまいます。下請法が取適法に変わっても、取引の力関係そのものはすぐには変わりません。お客様のほうが立場が上だと感じている担当者も、まだ多いのが現実です。そこで題名は「価格改定のお願い」にして、具体的な金額と、日本銀行の企業物価指数などの裏付けを添えたうえで「このくらいで何とかお願いできないでしょうか」という立ち位置で出します。相手も悪い気がせず、社内で通しやすくなります。

出す側 → 受け取る側	おすすめの題名	理由
大手メーカー → 商社・販売店	価格改定のお知らせ	多くの取引先に一斉に知らせる。決まった内容を伝える文書
中小企業 → 大手の取引先	価格改定のお願い	相手が社内で検討し、承認してもらう必要がある。相談の形のほうが通りやすい
中小企業 → 小口の取引先が多数	価格改定のお知らせ（＋個別の連絡）	一斉に知らせつつ、取引の多い先には電話や訪問で補う

「お願い」の形の文書の書き方と例文は、「値上げのお願い文書の書き方と例文」で詳しく紹介しています。

受け取る側として言うと、メーカーからの値上げは、たいてい似たような文面の「お知らせ」です。機械工具の商社から見ると値上げは当たり前になっていて、「このメーカーも値上げか」と思うくらいで、値上げがないメーカーの方が珍しいほどです。

「お知らせ」は、大きい会社から小さい会社への出し方です。大きい卸や小売にはメーカーが頭を下げますが、小さい取引先には「お知らせ」が届くだけで、「お願い」が来ることはほとんどありません。だからこそ、中小企業が大きい取引先に出すなら「お願い」にしてください。同じ内容でも、受け取る側の印象がまったく違います。

価格改定のお知らせの文例（取引先向け）

受け取る側が読みやすい順番に並べると、次の形になります。あいさつは短く、理由は1〜2行、一番伝えたい「品目ごとの上げ幅」を表にします。

品目が多いときは、1本ずつの金額まで書かなくても、品目の種類ごとに「＋5〜15％」のような幅を書けば概要は伝わります。文書の中で法律の名前を出すのはおすすめしません。法律の話は、交渉の場で必要なときに口頭で軽く触れるくらいがちょうどいいと感じています。

いつ出す？適用日の1か月前が目安

私が受け取ってきたお知らせは、適用日の約1か月前に届くものが多く、受け取る側としてもちょうどいい期間でした。一方で、卸の商社が連絡を忘れていて「3日後から値上げです」と言われたときは、本当に困りました。お客様に説明する時間も、見積を出し直す時間もありません。

反対に、3か月以上先の価格を約束するのもおすすめしません。その間に材料がさらに上がると、改定後の価格でも赤字になりかねないからです。何度も買ってもらっている品目なら、相手も「毎回少しずつ上がっているな」と受け止めてくれます。毎年、1か月前に、少しずつが、受け取る側にも出す側にも無理のないペースです。

届け方は、取引先の大きさで使い分ける

お知らせの届け方は、メールかファックスが中心です。私は取引先によって、次のように使い分けてきました。

• 毎日たくさん注文や見積がある大きな取引先：改定後の見積書を送る。メーカーの文書があれば一緒に添える
• 小さな町工場などの取引先：見積書だけのときもあれば、ファックスのあとに電話して「また上がっているみたいです」と一言伝えるときもある

どちらにするかは、取引の量、売上、納品の頻度で決めています。大事なのは、相手が「知らなかった」とならない届け方を選ぶことです。

伊澤の体験：前の単価で注文書が来たら、納品の前に電話する

小さな取引先からは、見積を取らずに、前回買ったときの単価を書いた注文書がファックスや手書きで届くことがよくあります。たとえば「ドリル 1本 1,000円」。でも実際は値上げで1,500円になっている。こんなときに、納品のときになって「実は1,500円です」と伝えるのは筋が違います。

私は先に、「この品目は1,500円に改定されています。このまま進めてよいか、止めるか、いまは保留にしています」と見積書に書いてファックスし、必要なら電話もします。お知らせを出したあとも、前の単価のまま注文が来るのはよくあることです。お知らせは出して終わりではなく、注文を受けるところまでつなげて、初めて値上げが形になります。

出したあとに来る返事と、「なんで？」への答え方

実際には、お知らせを出したあとの返事の多くは「分かりました」「では価格を修正します」です。大きな取引先では毎日何十件も注文があり、そのうち何件かは必ず価格の改定が入っています。私は改定のあった品目を1枚の見積書にまとめて送り、ほとんどは「分かりました」で終わります。

一番多い質問は「なんで上がったの？」です。ただ、相手も「中東情勢ですか？」「為替ですか？」と見当をつけて聞いてきます。私はその場で「ほかのメーカーの文書も同じ理由で届いているので、今回もそうだと思います」と答えてしまいます。理由が何であっても、値上げという結論は変わらないからです。よく来る質問の答えは、お知らせを出す前に用意しておくと、やり取りが短く済みます。

よくある質問

Q1．価格改定のお知らせには、何を書けばいいですか？

品目ごとの現行価格・改定後価格・上げ幅（％）、適用日、上がった理由、問い合わせ先の4つです。受け取る側が最初に見るのは品目ごとの上げ幅なので、品目が多いときも種類ごとに「＋5〜15％」のような幅は必ず書きます。

Q2．題名は「価格改定のお知らせ」と「値上げのお知らせ」のどちらがいいですか？

書面では「価格改定」のほうが一般的で、きちんとした印象になります。ただし中小企業が大手の取引先に出す場合は、「お知らせ」より「価格改定のお願い」のほうが、相手が社内で検討しやすく通りやすくなります。

Q3．価格改定のお知らせは、いつ出せばいいですか？

適用日の1か月前が目安です。数日前の連絡では、受け取る側が社内やお客様に説明できません。反対に3か月以上先の価格を約束すると、その間に材料がさらに上がって赤字になるおそれがあります。

Q4．お知らせを出したのに、前の単価で注文が来たらどうしますか？

納品の前に、改定後の価格で進めてよいかを見積書や電話で確認します。納品のあとで価格の違いを伝えると、信頼を損ねるもとになります。

まとめ

価格改定のお知らせは、受け取る側が「どの品目が、どれくらい上がるか」をすぐにつかめることが何より大切です。あいさつは短く、理由は1〜2行、品目ごとの上げ幅は表にして必ず書きます。題名は「価格改定」が一般的ですが、中小企業が大手の取引先に出すなら「お願い」の形にし、裏付けの数字を添えましょう。適用日の1か月前に出し、出したあとも前の単価の注文に気を配る。ここまでやって、初めて値上げが利益につながります。

執筆：伊澤 司（中小企業診断士・上級ウェブ解析士／macri代表）。機械工具商社の営業として10年近く値上げのお願いを続け、その回数は100回を超えます。価格転嫁・価格交渉・原価管理を支援しています。

※この記事は、筆者が機械工具商社の営業として値上げの文書を受け取り、お客様に値上げをお願いしてきた経験をもとに書いています。文例は一般的な形の見本です。取引先との契約内容に合わせて調整してください。